W maju 2018 r. w Polsce zacznie obowiązywać RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, ang. GDPR), czyli dyrektywa Unii Europejskiej wprowadzająca nowe regulacje w zakresie administrowania danymi osobowymi. Celem jest zwiększenie poziomu ochrony danych osobowych, unowocześnienie i ujednolicenie przepisów z tego obszaru na terenie UE, a także uniezależnienie ich od technologii. Dyrektywa nie zawiera dokładnych wymagań technicznych związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a więc wymusza na firmach stworzenie własnych systemów. RODO dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy gromadzą i przetwarzają dane osób fizycznych. Dostosowanie się do unijnej reformy będzie szczególnym wyzwaniem dla branży HR i agencji zatrudnienia, które danymi osobowymi zarządzają na co dzień.
Jakie wyzwania dla agencji pracy otwierają RODO i powiązane z tą dyrektywą przepisy krajowe? Przede wszystkim:
- Rozszerzenie obowiązku informacyjnego – jako administratorzy danych osobowych agencje będą musiały poinformować kandydata m.in. o celach przetwarzania danych osobowych (powinny być jasne), czasie, przez który dane będą przechowywane (jak najkrótszym), odbiorcach danych, a także o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pociąga to za sobą m.in. konieczność opracowania nowych klauzul informacyjnych.
- Wymóg uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych – aby przetwarzać dane pracownika lub kandydata do pracy, agencja będzie musiała uzyskać od niego dobrowolną i świadomą zgodę na przetwarzanie danych w konkretnym celu (taką zgodę będzie można cofnąć w dowolnym momencie w łatwy sposób) lub w związku z wykonaniem danej umowy, zgoda może też wynikać z obowiązku prawnego.
- Weryfikowanie, czy zastosowane środki ochrony są odpowiednie w stosunku do istniejącego ryzyka i sposobu, w jaki dane są przetwarzane.
- Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.
- Dbanie o aktualność i prawidłowość danych – weryfikacja danych jest obecnie dużym wyzwaniem dla firm, które gromadziły je w toku wieloletniej działalności.
- Informowanie o każdym wycieku danych – każda taka sytuacja będzie zgłaszana organowi nadzorczemu oraz osobie, której dane wyciekły.
- Możliwość wykazania prawidłowości przechowywania i przetwarzania danych.
Skutki wprowadzenia RODO tak podsumowała Iwona Szmitkowska, prezes Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia, wiceprezes Work Service S.A: „Jego wdrożenie dla agencji zatrudnienia czy działów personalnych będzie wiązało się z koniecznością przeszkolenia kadry oraz często sporymi wydatkami na informatyzację procesów gromadzenia i przetwarzania danych zarówno w procesach rekrutacyjnych jak i kadrowo-płacowych czy szkoleniowych” . Wprowadzenie nowych metod pracy może być kosztowne, ale pozwoli uniknąć kar finansowych za niedostosowanie się do wymogów nowej dyrektywy. A kary te mogą wynieść nawet do 20 mln euro.
Cytat za: https://hrpolska.pl/kadry/czytelnia/jak-zmiany-w-rodo-wplyna-na-dzialy-hr-i-agencje-zatrudnienia.html [dostęp: 6.03.18]. Źródło: opracowania własne.
Warto przeczytać:
