Integracja systemów informatycznych, polega na efektywnym połączeniu dwóch lub większej liczby odrębnie działających środowisk informatycznych. Rezultatem takiego połączenia powinno być:
zmniejszenie ilości etapów pracy przeprowadzanych przez użytkownika, zaoszczędzenie czasu na wykonywaniu operacji oraz szybsze osiągnięcie końcowego rezultatu.
Coraz częściej przeprowadza się integrację systemów w obszarze branży HR oraz na potrzeby wewnętrzne korporacji. Jest to spowodowane różnorodnością systemów oraz obszarów funkcjonalnych jakie one zagospodarowują. Część systemów odpowiada np. tylko za zarządzanie zasobami ludzkimi wewnątrz firmy, inne za emisję ogłoszeń (serwisy pracy lub systemy ATS – Applicant Tracking System), jeszcze inne za proces oceny kompetencji – Assessment Center.
Na rynku występuje obecnie kilka tzw. „kombajnów”, które zagospodarowują większość procesów rekrutacyjnych. Ale zgodnie z zasadą, gdzie chcemy dostarczyć wiele specjalistycznych usług w jednym produkcie, zazwyczaj nie dostarczamy efektywnych rozwiązań dedykowanych nigdzie.
Większość firm i agencji posiada już zaimplementowane systemy informatyczne, które są bardzo efektywne w poszczególnych obszarach i po przeprowadzeniu analizy okazuje się, że nie ma sensu wymieniać system na inny, bardziej rozbudowany. W takiej sytuacji trzeba zastanowić się nad jego integracją z systemami zewnętrznymi. Często jest tak, że wystarczy zintegrować system z jednym rozwiązaniem zewnętrznym, aby otrzymać oczekiwany rezultat. Takim przykładem może być integracja wewnętrznego systemu rekrutacyjnego, z systemem eksportu ofert pracy na zewnętrzne serwisy.
Jakie systemy można integrować?
Na potrzeby analityczne przyjmijmy następującą definicję systemów informatycznych. Wewnętrzny system zarządzania procesami rekrutacyjnymi (w skrócie – system), to:
- stworzony na własne potrzeby system rekrutacyjny;
- zaimplementowane narzędzie typu HRM (Human Resource Management);
- zaimplementowany system ERP (Enterprise Resource Planning).
Powyższe narzędzia skupiają najczęściej następujące funkcjonalności w obszarze HR:
- utworzenie projektu rekrutacyjnego – zapotrzebowanie;
- prowadzenie kalendarza spotkań – interview;
- prowadzenie notatek ze spotkań;
- oznaczanie kandydatów odpowiednimi statusami;
- prowadzenie korespondencji z kandydatami;
- bezpieczne przechowywanie aplikacji kandydatów (zgodne z GIODO).
Najczęściej występujące integracje:
- System <-> strony internetowe
- System <-> systemy ATS lub systemy multipostingowe
- System <-> serwisy pracy
- System <-> biura karier
- System <-> aplikacja Assessment center
